PERGUNTAS FREQUENTES

Ordens de Serviço (OS)

Como Criar uma OS

Uma ordem de serviço (OS), aqui chamada de atividade, em um condomínio é como um plano de ação para resolver problemas específicos e garantir o bom funcionamento do ambiente. Imagine que o síndico, como administrador do ecossistema, identifica uma necessidade, como uma luz quebrada no corredor. Ele cria uma atividade detalhando o problema, delega a tarefa a um responsável (por exemplo, o eletricista João), e define um prazo para a execução. João realiza o reparo e o síndico verifica se o serviço foi bem feito. Uma vez concluído e verificado, a atividade é arquivada para referência futura.

Como designar a um condomínio ou escritório

Sua empresa está registrada como uma organização no sistema. Dentro dessa organização, haverá um agrupamento com todos os seus condomínios. Além disso, será criado um agrupamento com o nome da sua empresa, o que facilita o registro de atividades relacionadas à gestão da empresa, sem vínculo direto com os condomínios.

Tipos de OS

Existem diferentes tipos de atividades no sistema, que ajudam a caracterizar e agrupar informações. Esses tipos de atividades permitem identificar rapidamente a origem dos problemas de forma geral. Os tipos de atividade padrão são:

Atividades: Uma atividade geral que inclui qualquer tipo de ação ou registro dentro do sistema.
Corretiva: Atividades que envolvem a correção de quebras ou mau funcionamento. Normalmente, exigem intervenção manual da equipe local do condomínio ou a contratação de uma empresa externa para resolver o problema.
Obra: Atividades relacionadas a obras em áreas comuns ou unidades. Este tipo de atividade geralmente requer aprovação de engenheiros responsáveis ou empresas terceirizadas.
Equipe Externa: Utilizado para relatar visitas técnicas recorrentes ou atividades realizadas exclusivamente por fornecedores.
Equipe Local: Atividades geradas durante o desenvolvimento do plano de manutenção. Têm como objetivo direcionar tarefas que devem ser realizadas pela equipe do condomínio e geralmente se repetem periodicamente, sendo incorporadas na rotina das equipes.

Informações Básicas para criar uma ordem de serviço

Para criar uma atividade, a única informação básica necessária é o título. Com um título, você já pode gerar um registro. Na tela de criação, você encontrará diversas opções disponíveis, mas o único campo obrigatório é o título. Para facilitar o uso e caracterizar seu registro, complete os demais campos selecionáveis e personalizáveis.

Como programar uma atividade

Ao programar uma atividade pelo campo “Data Prevista”, você está definindo uma data para sua execução e posicionando-a no seu cronograma de atividades.

Como adicionar Fotos

Fotos são registros visuais da atividade. Ao adicionar uma foto na sua ordem de serviço, você facilita a apresentação em relatórios e melhora a comunicação com os responsáveis ou envolvidos na atividade.

Como designar um Responsável

Responsáveis são todos os usuários cadastrados no sistema que têm licença de uso ativa e vínculo com o condomínio. Eles são as pessoas que realizam as ações da ordem de serviço ou que são responsáveis por dar andamento ao registro.

Como determinar nível de urgência

A urgência se caracteriza por situações que exigem ação imediata para evitar danos graves à edificação, seus habitantes ou infraestrutura. São eventos que, se não forem solucionados rapidamente, podem colocar em risco a segurança, a saúde ou o bem-estar dos condôminos. O campo de urgência indica qual a prioridade de execução na sua lista de atividades.

Recomendamos as seguintes regras para iniciar o uso de prioridade:

Pode esperar: Solicitações sem urgência imediata (Sugestão de 72 horas ou mais para atendimento).
Pouco urgente: Solicitações sem urgência imediata.(Sugestão de até 72 horas).
Urgente: Problema que afeta o bem-estar dos moradores. Requer atendimento rápido (Sugestão de até 24 horas).
Muito urgente:Risco à segurança, saúde ou patrimônio. Requer atenção imediata (Sugestão de até 4 horas).

Como adicionar Categoria

Categorias são ferramentas poderosas para organizar e simplificar seus processos. Funcionam como “gavetas” para agrupar e segmentar suas atividades de forma precisa, facilitando a visualização, o acompanhamento e a gestão do trabalho. Utilize-as para organizar por setores da empresa, etapas do processo ou para gerar relatórios personalizados. Crie categorias personalizadas para suas necessidades e desfrute dos benefícios de um trabalho mais organizado, eficiente e produtivo!

Como adicionar Local

O campo “Local” em uma ordem de serviço é fundamental para a precisa identificação do local onde o serviço será realizado. Seja específico na descrição, utilizando linguagem clara e completa, e inclua informações complementares quando necessário. Caso não encontre o local desejado na lista disponível, você tem a flexibilidade de registrar um novo local a qualquer momento

Como adicionar Checklist de Tarefas

As tarefas servem como guias essenciais para a execução de atividades, definindo com clareza o que precisa ser feito, a ordem de cada passo e fornecendo instruções detalhadas para cada etapa. Ao concluir uma tarefa, o usuário tem a opção de marcá-la como finalizada ou, caso identifique algum problema durante o processo, relatar a situação para que as medidas cabíveis sejam tomadas.

Como adicionar um Ativo dentro da OS

Os ativos do condomínio representam todos os bens que o condomínio possui. Ativos são um rastreio de equipamentos que facilita a navegação entre atividades e análise de quebras ou retrabalhos.

Como criar uma atividade recorrente

Uma atividade recorrente é uma tarefa que se repete em intervalos regulares, como diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. Ela é útil para gerenciar tarefas que precisam ser feitas de forma consistente e periódica.

Concluir a abertura de uma OS

Ao salvar uma atividade após preenchimento básico na tela de abertura, você está iniciando o registro da atividade. Agora ela ficará disponível para consulta de todo seu time.

Uso da OS Aberta

A visualização de todas suas atividades abertas permite o controle geral das demandas de seu condomínio ou carteira de condomínios. Manter suas atividades alimentadas, com datas previstas e campos preenchidos organiza a operação do dia-a-dia e também permite a visualização macro de sua operação.

Como cadastrar Fornecedor

Fornecedores são todas empresas ou colaboradores que não fazem parte da equipe local do condomínio. O cadastro de fornecedores é fundamental para organização da sua base de fornecedores, agilizando a seleção de empresas responsáveis em cada atividade e a extração de informações nos relatórios de operação.

Como usar o Checklist

O checklist de tarefas funciona como um guia completo para acompanhar o andamento das atividades, mostrando passo a passo o que foi feito e como. Se durante o processo você encontrar algum problema, pode facilmente reportá-lo para que as medidas cabíveis sejam tomadas. E se tudo estiver correndo bem, basta sinalizar para que a equipe fique por dentro!

Como adicionar Gastos

No campo “Gastos”, você registra todos os valores e custos relacionados à atividade, desde materiais até mão de obra. Essa informação alimenta seus relatórios, te dando uma visão completa dos gastos e te ajudando a controlar orçamentos, previsões orçamentárias e gastos pontuais.

Como conversar por dentro da OS

O campo de comentários é a sua ponte direta com os usuários envolvidos na atividade. Nele, você cria um histórico completo de tudo que aconteceu, facilitando o acompanhamento do andamento e a resolução de dúvidas.

Como adicionar Documentos

Os documentos são a base para a organização e comprovação das suas atividades. Com eles, você pode anexar notas fiscais, orçamentos, comprovantes e muito mais, tudo em um só lugar!. Todo o documento inserido em atividades, no perfil de fornecedores ou no próprio módulo de documentos ficará disponível no menu “Documentos”.

Como indicar que uma atividade está conecta a outra

As atividades vinculadas são como peças de um quebra-cabeça: elas se conectam para mostrar a relação entre diferentes tarefas dentro de um projeto ou processo. Imagine que você está gerenciando um projeto de reforma. Você pode criar atividades para cada etapa, como demolir as paredes, instalar a fiação e pintar as paredes. Ao vincular essas atividades, você cria uma visão completa do projeto e facilita o acompanhamento do andamento de cada etapa.

Como encerrar uma OS

Ao concluir uma ordem de serviço, você está indicando que o registro está finalizado. A partir deste momento será possível buscar todas as informações na aba de histórico e relatórios de operação.

Histórico

Como encontrar OS encerradas

O histórico é como um diário para suas atividades, registrando cada passo, cada mudança e cada atualização. Ele funciona como uma linha do tempo completa, mostrando tudo o que foi registrado por você ou pelo time dentro do sistema. O histórico é uma ótima ferramenta para análise de casos recorrentes. Aplique filtro em seu histórico para facilitar a busca de informações.

Como localizar OS encerrada utilizando Filtros

Os filtros disponíveis na ferramenta se encontram normalmente no canto superior direito, representado por uma lupa. Ao clicar neste filtro, você poderá digitar o texto que deseja encontrar ou selecionar múltiplas opções nos campos da atividade.

Guia sobre Obrigações Periódicas

As obrigações periódicas do seu condomínio, sejam legais (assembleias, prestação de contas, manutenção das áreas comuns, convenção e normas) ou recomendadas (fundo de reserva, seguro, manutenções preventivas, reuniões e administradora), agora são fáceis de entender e cumprir. Acesse um guia completo com tudo o que você precisa saber: prazos, leis, dicas e muito mais! Tenha um condomínio organizado, seguro e em dia com suas responsabilidades.

Funcionalidades especiais

Enviar por Whatsapp

O WhatsApp se tornou um aliado essencial na comunicação interna, e com o compartilhamento de atividades, essa praticidade se torna ainda mais vantajosa! Seja para enviar uma atividade urgente para sua equipe ou compartilhar informações relevantes, essa funcionalidade descomplica a comunicação e otimiza o trabalho em conjunto.

Destacar no relatório e uso de relatório de destaques

Ao destacar uma atividade, você a transforma em um farol no seu relatório, atraindo a atenção para o que realmente importa. Essa ferramenta poderosa cria um espaço especial para a atividade na página, separando as imagens em momentos distintos e apresentando o conteúdo de forma clara. Seja estratégico, use o destaque com moderação, para que as atividades realmente importantes se sobressaiam.

Remover OS do relatório de destaques

Após você já ter destacado uma atividade, poderá desfazer essa operação de forma fácil. O procedimento de remover o destaque da atividade faz com que ela não apareça na página de destaques no relatório, mas ainda sim esteja presente no relatório geral de operações.

Como exportar uma OS em PDF

Você pode exportar toda e qualquer atividade para um PDF. Essa é a forma mais simples e clássica de demonstrar resultados e qualquer informação. Caso você não queira mandar em formato PDF, também é possível copiar o link da página, encaminhando um acesso direto a atividade, sem permitir a inclusão de informações. Este link é alimentado pela nossa base de dados, atualizando os dados frequentemente. Um morador ou conselheiro que tenha acesso ao link, terá atualizações em tempo real sobre qualquer atividade compartilhada.

Painel de Controle

Como organizar o Painel de Controle

O Painel de Controle é o seu posto de comando para gerenciar, monitorar e otimizar suas operações com maestria. Imagine ter uma visão geral completa e em tempo real de todas as suas ordens de serviço, tudo em um só lugar. É isso e muito mais que o Painel de Controle oferece!

Como controlar toda operação e localizar atividades em andamento

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Plano de Atividades

Visão de Calendário

Ter uma visão panorâmica de todas as suas ordens de serviço, organizada de forma intuitiva em um calendário. É isso que a visualização em formato de calendário te proporciona! Essa ferramenta poderosa transforma a gestão em uma experiência mais clara, eficiente e estratégica.

Programação de Atividades utilizando filtros

A programação de atividade é a sua linha do tempo, ela lhe mostra de forma ordenada com base nas datas previstas, quais atividades devem ser realizadas. Esta visualização permite que você coordene ações de forma facilitada quando estiver em campo.

Visão de Cads Atividades
Como encontrar o que preciso fazer
Utilize Filtros

Relatórios

Como Acessar Relatórios

Os relatórios funcionam como ferramentas poderosas para transformar dados brutos em insights acionáveis, permitindo a tomada de decisões informadas, operações simplificadas e melhor desempenho do negócio. Os relatórios são o principal ponto de comunicação com os moradores no momento de comprovações ou apresentação de resultados.

Tipos de Relatórios

Relatório de uma atividade específica:
Um raio-X minucioso de uma atividade específica, revelando cada detalhe com precisão cirúrgica. Comunique em tempo real com moradores, colaboradores e fornecedores. Esse é o poder do Relatório de uma Atividade Específica!
Relatório de atividades:
Um mapa abrangente de todas as suas atividades, com cada uma detalhada e organizada de forma intuitiva. O relatório de atividades traz consigo a visão transparente das operações e é um aliado muito forte na apresentação de resultados.
Relatório de garantias:
Um relatório dedicado às atividades que envolvem ativos e atividades de garantia. Nesta página, mostramos todos itens da categoria garantia, de forma organizada e acessível.

Como selecionar o período dentro de relatório

Selecionar o período de tempo em um relatório é crucial para analisar dados de forma eficaz e extrair insights relevantes

Como exportar Relatório em PDF

Você pode exportar toda e qualquer atividade ou página para um PDF. Essa é a forma mais simples e clássica de demonstrar resultados e qualquer informação. Caso você não queira mandar em formato PDF, também é possível copiar o link da página, encaminhando um acesso direto a atividade, sem permitir a inclusão de informações. Este link é alimentado pela nossa base de dados, atualizando os dados frequentemente. Um morador ou conselheiro que tenha acesso ao link, terá atualizações em tempo real sobre qualquer atividade compartilhada.

Visão Geral de Relatórios

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Gerenciamento de Fornecedores

Nesta visualização você consegue agrupar e gerenciar desde atividade até documentos relacionados com o fornecedor. Fornecedores são todas empresas ou colaboradores que não fazem parte da equipe local do condomínio. O cadastro de fornecedores é fundamental para organização da sua base de fornecedores, agilizando a seleção de empresas responsáveis em cada atividade e a extração de informações nos relatórios de operação.

Ativos

Os ativos do condomínio representam todos os bens que o condomínio possui. Ativos são um rastreio de equipamentos que facilita a navegação entre atividades e análise de quebras ou retrabalhos. Crie ativos com base na sua necessidade. Caso precise inventariar todo o seu condomínio, comece pelo ativos, organizando em locais e registrando fotos e datas de garantia para cada item.

Visão Geral do Menu

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Dicas de uso

Dicas de uso para controle de Obras

Pensando na diversidade de condomínios e nas diferentes formas de organização dos usuários, elaboramos este guia com dicas valiosas para o uso do sistema. No vídeo abaixo, você encontrará um panorama geral do funcionamento, além de estratégias para alcançar o máximo de aproveitamento da plataforma, baseadas em dados e feedbacks de clientes.

Plataforma que organiza rotinas de manutenção predial preventiva e ajuda a reduzir riscos e custos no condomínio.