A administração de um condomínio ou de vários deles exige tempo do profissional que está por trás dessa função. É por isso que aprender técnicas de gestão de tempo pode favorecer demais o trabalho de síndico. A boa notícia é que os resultados são imediatos.
Inclusive, quando se considera o que os mais experientes profissionais dessa área dizem sobre o sucesso na carreira, dá para notar um ponto em comum: a organização do tempo. Mas, afinal, como dar tempo de tudo considerando tantas tarefas acontecendo juntas?
1 – Entenda a rotina de trabalho
A primeira coisa é entender a rotina do trabalho de síndico. Se há algum tempo atrás esse profissional era escalado apenas para assinar papéis, hoje em dia ele tem um cargo de extrema importância dentro da empresa, que é um condomínio.
E não se trata de apenas estar presente, como no caso do síndico morador ou de fazer visitas semanais, como acontece com o síndico profissional. É preciso ir além da presença física: o foco do síndico está em resolver problemas, o que acaba sendo chamado de “apagar fogo”.
Resumidamente, a rotina de trabalho de um síndico vai envolver todo gerenciamento daquela empresa. Conforme o artigo 1.348 do Código Civil, esse profissional deve ter atuação em áreas contábeis, administrativas, jurídicas e muitas outras.
2 – Conheça as particularidades do condomínio
A segunda forma de criar uma boa gestão de tempo no trabalho de síndico tem a ver com o condomínio. Isso porque esse tipo de conhecimento vai permitir que se tome as melhores decisões, como ao se considerar o planejamento de manutenções, os funcionários, etc.
Ao se conhecer mais desse ambiente também é possível criar uma boa relação com os moradores, funcionários e prestadores de serviços. Essa comunicação assertiva e transparente vai elevar muito a diminuição daquela sensação de “tempo perdido”.
Aliás, aqui entra uma dica de ouro: ter um canal de comunicação que funcione bem para aquele condomínio. Isso pode acontecer pelo grupo de WhatsApp, pelo e-mail, pelo telefone, por formulários, etc. O importante é que funcione!
3 – Crie uma lista de prioridades
Praticamente todas as técnicas de gestão de tempo para síndicos, em algum momento, mencionam sobre as prioridades. Ou seja, são os assuntos mais importantes, que devem ser resolvidos primeiro. Um ótimo exemplo vem da Matriz Eisenhower.
Esse método permite que o síndico possa categorizar os seus afazeres diários, semanais ou mensais a partir de 4 temas. Os quadrantes se dividem entre 4 quadrantes. Primeiro, os urgentes e muito importantes (Q1), que são aqueles que devem ser feitos o quanto antes.
E vai até o não urgente e não importante (Q4), que pode ser feito após os anteriores. E nessa linha de importância, ainda tem o importante, mas não urgente (Q2). Além do urgente, mas não importante (Q3). Veja alguns exemplos práticos:
Q1 – O conserto das câmeras de segurança
Q2 – As obras nas piscinas, nos jardins ou no salão de jogos
Q3 – A preparação da assembleia condominial
Q4 – O recebimento de propostas de mesas para o salão de festa
No entanto, vale lembrar que esse método, do Eisenhower, é apenas um exemplo entre várias técnicas de prioridades que podem ser usadas pelo gestor do condomínio.
4 – Saiba delegar os serviços do condomínio
Um dos maiores erros dos síndicos, que também tem relação com a falta de tempo, é sobre delegar as tarefas. Por isso, se atentar a isso também otimiza a rotina de trabalho, tornando possível uma gestão de tempo mais flexível e com melhores decisões.
É muito comum que esse gestor trabalhe de modo a poder contar com conselheiros e com muitos outros prestadores de serviços. Um bom exemplo vem da equipe de manutenção, da equipe de limpeza, da equipe de suporte em TI e assim por diante.
Nessa hora, o síndico passa a ter papel de um meio-campista amador, sabe? É ele quem distribui as jogadas, servindo os seus companheiros de equipe. E é muito importante que se faça isso porque não se faz um bom time com um jogador só.
5 – Faça o registro das atividades
Para um condomínio funcionar perfeitamente, as atividades devem acontecer de modo diário. Afinal, ele tem a ver com o trânsito de pessoas, de carros e de serviços. Ao passo que não é possível executar determinadas tarefas apenas uma vez ao mês.
E como é que faz para saber o que já foi feito, o que está sendo realizado agora e o que vai acontecer amanhã, por exemplo? Somente com o registro de atividades. E essa ideia também vale para cotações de compras, orçamentos de serviços e muito mais.
Além da possibilidade de comparação, esse tipo de registro também permite o planejamento mais rápido do síndico para as novas ações. Se estamos falando de planejamento mais rápido, então, temos uma melhor gestão do tempo.
6 – Tenha um planejamento dos serviços
Já parou para pensar que algumas ações precisam ser tomadas de modo urgente? Vimos isso acima, na lista de prioridades, né. No entanto, ao mesmo tempo, a maioria das tarefas de um condomínio podem ser planejadas, o que também otimiza tempo do síndico.
Um bom exemplo a ser citado aqui vem das manutenções preventivas. Ela possui vantagens como o fato de evitar que grandes falhas aconteçam no futuro. Além disso, traz uma maior valorização do imóvel e menos riscos de acidentes aos moradores.
Com tantos benefícios, ainda nem falamos do fato de que ela pode ser programada. Por exemplo, para um dia e horário onde o trânsito de pessoas é menor. Além de que permite a avaliação de orçamentos e até mesmo a validação dos serviços prestados.
7 – Use a tecnologia a seu favor
Até mesmo para os pequenos condomínios, a tecnologia pode funcionar, sabia? Como vimos acima, o síndico possui múltiplas tarefas em seu trabalho de gerenciar essa empresa. E quanto mais ágil as atividades acontecerem, então, mais tempo ele terá para novas tarefas.
Sabendo disso, o que você acha sobre preencher planilhas na mão ou no Excel? Apesar de uma ótima ideia, isso toma tempo, certo? Esse é um exemplo de como a tecnologia pode favorecer o trabalho do síndico em todo e qualquer tipo de condomínio.
Mais do que isso, hoje existem plataformas, como a Éleme Gestão de Manutenções (Éleme Gestão de Manutenções) que é focada na organização da rotina do condomínio. Em um único lugar dá para organizar o trabalho dos prestadores de serviços, as manutenções e outras atividades rotineiras.
Por que investir na gestão de tempo para o trabalho de síndico?
Existem várias respostas para essa pergunta. A começar pelo fato de que um síndico tem muitas tarefas profissionais e que, em boa parte das vezes, invade as atividades pessoais dele. Só que não se trata apenas de usar a gestão do tempo para dividir essas carreiras.
A verdade é que o síndico tem papel importante dentro do condomínio pensando em um viés estratégico, de tomada de decisão. Assim, não é possível tomar as melhores decisões quando se está com uma agenda lotada de atividades e operações de todos os tipos. Concorda?
Então, a gestão do tempo não tem a ver trabalhar menos, mas ter um trabalho de síndico mais eficiente, visando os resultados para todo o condomínio.
Até mesmo porque os acontecimentos inesperados e imprevistos vão acontecer. Assim, somente com uma rotina organizada e uma boa gestão de tempo é que será possível vencer todos esses obstáculos – além das tarefas diárias.
