O plano de manutenção preventiva predial é um documento necessário para o bom gestor de condomínios e prédios. A finalidade não é apenas atestar a execução dos serviços, mas trazer todos os detalhes sobre cada uma das atividades realizadas nessa área.
Por exemplo, permite observar quais os custos envolvidos. Inclusive, o mercado que já aplica a manutenção preventiva e estudos já realizados comprovaram que colocar em prática a manutenção preventiva é muito mais barata do que recorrer a manutenção corretiva”.
É uma questão de saúde – como bem vimos em outros conteúdos, quando comparamos o empreendimento ao corpo humano.
A partir desse documento, o síndico vai poder tomar as melhores decisões, o que indica organizar as equipes, fazer contratações, definir estratégias e muito mais. Mas, quais são os pontos importantes desse planejamento? As respostas estão nos tópicos abaixo.
1 – A previsão orçamentária
Todo plano de manutenção deve prever os recursos financeiros que serão usados para a execução dos serviços. Inclusive, essa tabela de números pode ser dividida entre os custos para manutenções preventivas e outro para manutenções emergenciais.
No entanto, observe que são previsões, o que quer dizer que podem variar conforme as condições e a gestão do empreendimento. Aqui está mais uma vantagem da manutenção preventiva: a redução dos gastos imprevistos em processos e equipamentos.
2 – A contratação dos serviços
Outro ponto importante na criação desse planejamento está em trazer detalhes sobre os serviços que serão prestados. Com isso, dá para se obter os orçamentos de modo mais fidedigno, levando em conta os fornecedores, clientes, condições, pagamentos, etc.
Aliás, essa ação não se baseia apenas em ligar para o técnico. É muito importante que se tenha um histórico de atividades naquela área para saber se há garantias, exclusões, previsões de seguros e muito mais.
Nessa hora, contar com um programa de gestão faz muito sentido.
3 – O fluxo de documentação
A partir da ABNT 5674, todo responsável por um prédio tem que saber que há um fluxo de documentos que precisam estar escritos e aprovados. Ele tem a ver com o manual de uso, o programa de manutenção, o registro de contratação, de execução, arquivos, etc.
Nesse ponto vale a pena considerar que após a aprovação do planejamento e do orçamento será preciso definir o cronograma. O que inclui a frequência, a periodicidade, as revisões e outras ações que vão acontecer ao longo do contrato.
4 – O registro das atividades
O plano de manutenção preventiva predial também precisa ter todas as atividades registradas. E essa documentação tem que levar em conta manuais, programas, planejamentos, contratos, catálogos, relatórios, registros e tudo o que for possível.
Inclusive, esses dados devem ser mantidos legíveis. E vale para as execuções das atividades assim como para as inspeções, que são feitas antes do início dos serviços. Há ainda o cuidado com as formas de arquivamento, funções dos técnicos, períodos, etc.
5 – Os indicadores gerenciais
A recomendação da Norma Técnica é a de que a gestão de manutenção tenha os indicadores de eficiência e desempenho também. Eles possuem várias finalidades, inclusive, a de demonstrar os resultados das ações realizadas.
Eles podem trazer a relação entre custo, tempo e realização. Assim como a taxa de sucesso das intervenções, a relação do custo-benefício, a preservação do valor do edifício ao longo da vida útil, entre outras análises criteriosas.
Quem faz o plano de manutenção preventiva predial?
Essa é uma das funções do síndico ou do gestor predial. Inclusive, a NBR que citamos acima também diz sobre outras responsabilidades. Por exemplo, o proprietário ou condomínio deve prover os recursos para a manutenção preventiva das áreas comuns.
Enquanto que o construtor ou incorporador tem que entregar aos proprietários do imóvel o manual de uso, de operações e de edificação também. Lembrando que os condôminos respondem pelas áreas internas e autônomas.
E o proprietário ou síndico pode delegar a manutenção à empresa ou profissionais contratados para executarem os serviços.
Como executar um plano de manutenção de forma eficiente
Os passos para montar um plano de manutenção passam sempre por essa ideia da organização, que é um dos maiores desafios de todo síndico. Por isso, ter um cronograma para organizar as equipes de trabalho faz tanto sentido para quem atua neste cargo.
Mais do que a montagem, esse plano de ações precisa ter um acompanhamento de perto. Com a gestão da manutenção em mãos, literalmente, o síndico consegue aproveitar de todas as vantagens desse tipo de atividade, como a economia nos custos.
Mas, como fazer uma boa gestão da manutenção predial?
Na internet, você vai achar um monte de material gratuito com planilhas de Excel. Só que tantos números e fórmulas mais atrapalham do que ajudam no fim das contas. O síndico que já optou por esses arquivos sabe muito bem disso.
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